1. Потвърждение: Студентът получава потвърждение от приемащия университет, че е одобрена кандидатурата му и че му е осигурено настаняване.
2. Период: Ако на сайта или в писмото-потвръждение няма указан период – периодът на обучение се уточнява с Еразъм+ офиса на приемащия университет.
3. Финансови: Студентът открива сметка в евро в Алианц Банк България или друга банка. Сметки в лева в Алианц Банк България също могат да бъдат използвани. По желание се пуска заявка за достъп до електронно банкиране – проверка на сметка, което е безплатно. Ако сметката е в лева в Алианц Банк България може да поиска втора електронна карта – Виза и Маестро.
4.Транспорт: Студентът избира транспорт и уточнява датите на пътуване.
5. Договор за финансиране: Студентът попълва и подписва договор за финансиране и декларация за предходно участие в програма Еразъм+. В договора се указва банковата сметка и периодът на мобилността с дати. Документите се подават от Еразъм+ офиса на ВТУ.
6. Уведомление на факултета: Студентът уведомява инспекторката си във факултета за предстоящата мобилност, като подава Служебна бележка за отсъствие. Документът се дава от Еразъм+ офиса на ВТУ. Преди заминаването си студентът уведомява преподавателите, при които ще има часове през периода на отсъствие, че ще участва в мобилност по програма Еразъм+.
7. Езиков тест: След подписване на договора студентът получава достъп до езиковата платформа On-line linguistic support http://erasmusplusols.eu/, където прави езиков тест. Ако показаният резултат е под Б2 автоматично се получава достъп до он-лайн езиков курс. Ако резултатът е Б2 и по-висок студентът може да поиска достъп до А1 ниво на езиков курс на езика на страната домакин - ако има такъв в системата). От тест са освободени само студентите, на които езикът на теста е майчин.
8. Европейска здравна карта: Най-късно един месец преди отпътуване студентът подава заявление за европейска здравна карта. Тя е задължителна и безплатна (в Алианц Банк България или Банка ДСК).
9. Застраховки: По желание студентът може да си направи допълнителните медицинска застраховка и застраховка живот във всяко застрахователно дружество. Тя е доброволна.
10. Виза: Не е необходима виза за страните, членки на ЕС. За Турция, Македония и Лихтенщайн е необходима виза за престой над 3 месеца. Кандидатства се към съответната консулска служба в София.
11. Семестриална такса. Студентът заплаща семестриална такса обучение във ВТУ и не заплаща такса обучение в приемащия университет. В Германия се заплаща семестриална такса, която е различна от обучение и чрез нея студентът ползва различни социални услуги в страната.
12. Споразумение за обучение (Learning Agreement – before mobility) – В случаите, когато не е бил изготвен на етапа на кандидатстване, този документ се прави непосредствено преди мобилността. Попълва се съвместно с академичния координатор. Подписва се от студента, от академичния и факултетния координатори във ВТУ и се изпраща за подпис в приемащия университет. Включва предмети, които студентът ще изучава в приемащия университет за 30 кредита, по възможност съвпадащи с предметите по учебния план на студента във ВТУ в периода на неговото отсъствие или от следващите години на обучение.
13. Настаняване
Настаняването бива:
- Общежитие на приемащия университет. Кандидатства се още на етапа на подаване на апликационни документи – или интегрирано в апликационната форма или с отделен апликационен формуляр за housing/accommodation.
- Частна квартира (включително частно общежитие). Търси се самостоятелно.
Търсене на частни квартири
- Чрез Еразъм+ офиса на приемащия университет – след подаване на апликационните документи, Еразъм+ офиса може да ви изпрати списък с агенции, които предлагат настаняване и с които университетът работи. Може на сайта им да има име и и-мейл на accommodation officer, който съдейства с такава информация. След като бъдете номинирани и подадете апликационни документи към тях, вече можете да им пишете с различни въпроси, включително за настаняване.
- Чрез ESN (Erasmus Students Network – Еразъм+ студентската мрежа) секциите в съответния град. С тях можете да се свържете чрез официалния сайт от https://esn.org/sections
- Чрез международни електронни платформи с регистрирани наемодатели.
- www.uniplaces.com
- www.housinganywhere.com
- www.erasmusu.com
- www.booking.com
- Чрез неформални Фейсбук групи. Имената им се търсят, като се въведе „град“/“университет“ + „accommodation”/”apartments”/”housing” + може да е добавено Erasmus/exchange students
Договор за настаняване. Както за общежития, така и за частни квартири, договорът за настаняване е основен документ, регулиращ правата и задълженията на наемателя и наемодателя и предпазващ и двете страни от неправомерни действия. Изисквайте както договор, така и бележки за платените наеми. Прочитайте внимателно условията на договора, тъй като има юридическа сила и последици. Ако е на местния език помолете вашия ESN ментор да ви помогне с превод. Обърнете внимание на следната информация: период на договора, депозит и условия за връщането му, вечерен час за вдигане на шум, пребиваване в квартирата на трети лица. Плащане дължите за целия период на договора, независимо от вашия реален период на обитаване, освен ако не е предвидена процедура за съкращаване на периода чрез предизвестие. Проверете дали при съкращаване на периода ще ви върнат депозита.
Депозит. Както за общежития, така и за частни квартири, обичайно е предвидено наемателя да заплати депозит. Депозитът е гаранция, че няма да бъде повредена частната собственост и че ще се спази срокът по договора.