1. Студентите подготвят следните документи, които са публикувани на сайта на приемащия университет:

1.1 Апликационна форма (Application Form). При необходимост в този формуляр се въвеждат следните данни за ВТУ:

-- St. Cyril and St. Methodius University of Veliko Tarnovo,

-- Erasmus code: BG VELIKO01

-- Address: 2, T. Tarnovski st., 5003 Veliko Tarnovo, Bulgaria

-- Erasmus Institutional Coordinator: Assoc. Prof. Dimitar Dimitrov, Vice-rector for International Relations 

-- tel: +359-62-618310, fax: +359-62-658505, e-mail: ;

-- Academic/Department coordinator – посочен е в обявата за съответния договор.

1.2 Общежитие (Accommodation). Може да бъде комбиниран с първия формуляр; може да липсва в случаите, когато университетът не предлага настаняване;

1.3 Споразумение за обучение (Learning Agreement – before mobility ) Попълва се съвместно с академичния координатор. Подписва се от студента, академичния и факултетния координатори във ВТУ и се изпраща за подпис в приемащия университет. Включва предмети, които студентът ще изучава в приемащия университет за 30 кредита, по възможност съвпадащи с предметите по учебния план на студента във ВТУ в периода на неговото отсъствие или от следващите години на обучение.

1.4 Академична справка ( Transcript of records) – изисква се само от някои университети. В бланката се вписват предметите, по които студентът има положени изпити във ВТУ на английски език. Документът се заверява от Еразъм+ офиса (носете студентската си книжка за справка).

1.5 Други – Отделни унивреситети могат да изискат снимки, CV, копие от мотивационното ви писмо, копие от дипломата за средно образование, портфолио (за студенти Изящни изкуства).

2. Документите се заверяват от Еразъм+ офиса във ВТУ и се изпращат в приемащия университет сканирани и по обикновената поща.

1. Потвърждение: Студентът получава потвърждение от приемащия университет, че е одобрена кандидатурата му и че му е осигурено настаняване.  

2. Период: Ако на сайта или в писмото-потвръждение няма указан период – периодът на обучение се уточнява с Еразъм+ офиса на приемащия университет.

3. Финансови: Студентът открива своя сметка в лева или в евро в банка по желание. Еразъм сметката на ВТУ е в Уникредит Булбанк. 

4.Транспорт:  Студентът избира транспорт и уточнява датите на пътуване.

5. Договор за финансиране: Студентът попълва и подписва договор за финансиране и декларация за предходно участие в програма Еразъм+. В договора се указва банковата сметка и периодът на мобилността с дати. Документите се подават от Еразъм+ офиса на ВТУ.

6. Уведомление на факултета:   Студентът уведомява инспекторката си във факултета за предстоящата мобилност, като подава  Служебна бележка за отсъствие. Документът се дава от Еразъм+ офиса на ВТУ. Преди заминаването си студентът уведомява преподавателите, при които ще има часове през периода на отсъствие, че ще участва в мобилност по програма Еразъм+. 

7. Езиков тест:  След подписване на договора студентът получава достъп до езиковата платформа On-line linguistic support http://erasmusplusols.eu/, където прави езиков тест. Ако показаният резултат е под Б2 автоматично се получава достъп до он-лайн езиков курс. Ако резултатът е Б2 и по-висок студентът може да поиска достъп до А1 ниво на езиков курс на езика на страната домакин - ако има такъв в системата). От тест са освободени само студентите, на които езикът на теста е майчин.

8. Европейска здравна карта: Най-късно един месец преди отпътуване студентът подава заявление за европейска здравна карта. Тя е задължителна и безплатна (в Алианц Банк България или Банка ДСК).

9. Застраховки: По желание студентът може да си направи допълнителните медицинска застраховка и застраховка живот във всяко застрахователно дружество. Тя е доброволна.

10. Виза: Не е необходима виза за страните, членки на ЕС. За Турция, Македония и Лихтенщайн е необходима виза за престой над 3 месеца. Кандидатства се към съответната консулска служба в София.

11. Семестриална такса. Студентът заплаща семестриална такса обучение във ВТУ и не заплаща такса обучение в приемащия университет. В Германия се заплаща семестриална такса, която е различна от обучение и чрез нея студентът ползва различни социални услуги в страната.

12. Споразумение за обучение (Learning Agreement – before mobility) – В случаите, когато не е бил изготвен на етапа на кандидатстване, този документ се прави непосредствено преди мобилността. Попълва се съвместно с академичния координатор. Подписва се от студента, от академичния и факултетния координатори във ВТУ и се изпраща за подпис в приемащия университет. Включва предмети, които студентът ще изучава в приемащия университет за 30 кредита, по възможност съвпадащи с предметите по учебния план на студента във ВТУ в периода на неговото отсъствие или от следващите години на обучение.

13. Настаняване

1.Посрещане: Ако студентът е кандидатствал за ментор, менторът може да го посрещне. Във всички случаи трябва предварително да уведоми Еразъм+ офиса на приемащия универеситет за деня на пристигане.

2.Регистрация:    След пристигане студентът се регистрира веднага при Еразъм+ администратора, като взема подпис и печат на Уверение за пристигане (Confirmation of arrival), след което го изпраща сканирано или снимано във ВТУ – . От датата в този документ започва да тече периодът със стипендия.

3.Промени в програмата за обучение: В първия месец след пристигане студентът уточнява своята програма и ако има промени попълва Промени към Споразумение за обучение (Learning Agreement – during mobility). Изпраща се за подпис на академичния координатор във ВТУ с копие до , след което се заверява с подпис в приемащия университет.

4.Еразъм+ студентска мрежа: Ако в приемащия град има секция на Erasmus student network (ESN) може да следите Фейсбук и сайта на секцията за организиране на социални мероприятия, местни празници, екскурзии и други инициативи. Членството в мрежата е свързано с различни отстъпки за музеи и др.

5.Езиков курс в OLS: Ако преди мобилността Ви е даден достъп до езиков курс е необходимо да използвате тази възможност, тъй като платформата OLS отчита колко часа присъствие ще имате в нея.

6.Потвърждение за период (Confirmation of attendance): Седмица преди края на мобилността студентът попълва и депозира документа в Еразъм+ офиса на приемащия университет. В документа се указва максималния период на мобилност и на негова база се преизчислява размерът на Еразъм+ гранта. 

7.Академична справка (Transcript of Records ). В края на обучението студентът полага изпити. Приемащият университетизготвя академична справка с оценките и кредитите. Тази справка може да се изготви и след заминаването на студента и да се изпрати по пощата до Еразъм+ офиса на ВТУ.

5.Удължаване на периода: За оптимално участие във връзка със студентския статус във ВТУ и големия брой несъвпадащи учебни дисциплини и поради даденото разрешение от 2015 г. за многократно участие в мобилност, насърчаваме желаещите да участват два семестъра в програмата да го направят в две различни академични години.   Максималното участие в програмата в рамките на една учебна година е за 5 месеца обучение и 4 месеца практика.

1. Веднага след приключване на периода на мобилност, в десетдневен срок след завръщането си в България студентът се отчита с:

              1.1. Споразумение за обучение преди и по време на мобилността (Learning agreement- before and during) копирани, сканирани или в оригинал;

              1.2. Уверение за период на престой (Confirmation of attendance) в оритинал;

              1.3. Електронен отчет-въпросник в он-лайн платфомата на Еразъм+: получавате покана по и-мейл;

              1.4. Втори езиков тест в OLS платформата, ако сте правили първи тест: влизате във вече създадения си профил;

              1.5. В пет седмичен срок след мобилността в Еразъм+ офиса трябва да се получи по обикновената поща академична справка за Еразъм+ периода (Transcript of records), в която са отразени изпитите и оценките на студента в приемащия университет; 

Съгласно Правилника за дейността на отдел „Международно и вътрешно сътрудничество“ на ВТУ „Св.св.Кирил и Методий“, се извършва признаване на всички изпити, положени по време на Еразъм+ мобилността, при условие, че дисциплината е аналогична на тази от учебния план във ВТУ, има сходство в наименованието, съдържанието на учебната програма и броя кредити. (вкл. и в други семестри до края на обучението).

След получаване на академичната справка от приемащия университет с оценките от изпитите, положени по време на Еразъм+ мобилността, студентът депозира Заявление за признаване по и-мейл до факултетния коориднатор . В заявлението се посочват съвпадащите дисциплини като заглавие или като съдържание. Към заявлението се прилага копие от академичната справка, издадена от университета партньор и конспекти по учебните дисциплини, по които са положили изпити. Факултетният координатор изготвя протокол, който се предоставя на Университетския център за административно обслужване на студенти и въз основа на който оценките се нанасят служебно в електронното досие на студента и в главната книга. 

За несъвпадащи предмети студентът има право на индивидуален протокол.