1. Студентите подготвят следните документи, които са публикувани на сайта на приемащия университет:

1.1 Апликационна форма (Application Form). При необходимост в този формуляр се въвеждат следните данни за ВТУ:

-- St. Cyril and St. Methodius University of Veliko Tarnovo,

-- Erasmus code: BG VELIKO01

-- Address: 2, T. Tarnovski st., 5003 Veliko Tarnovo, Bulgaria

-- Erasmus Institutional Coordinator: Assoc. Prof. Dimitar Dimitrov, Vice-rector for International Relations

-- tel: +359-62-618310, fax: +359-62-658505, e-mail: ;

-- Academic/Department coordinator – посочен е в обявата за съответния договор.

1.2 Общежитие (Accommodation). Може да бъде комбиниран с първия формуляр; може да липсва в случаите, когато университетът не предлага настаняване;

1.3 Споразумение за обучение (Learning Agreement – before mobility) Попълва се съвместно с академичния координатор. Подписва се от студента, академичния и факултетния координатори във ВТУ и се изпраща за подпис в приемащия университет. Включва предмети, които студентът ще изучава в приемащия университет за 30 кредита, по възможност съвпадащи с предметите по учебния план на студента във ВТУ в периода на неговото отсъствие или от следващите години на обучение.

1.4 Академична справка (Transcript of records) – изисква се само от някои университети. В бланката се вписват предметите, по които студентът има положени изпити във ВТУ на английски език. Документът се заверява от Еразъм офиса (носете студентската си книжка за справка).

1.5 Други – Отделни унивреситети могат да изискат снимки, CV, копие от мотивационното ви писмо, копие от дипломата за средно образование, портфолио (за студенти Изящни изкуства).

2. Документите се заверяват от Еразъм офиса във ВТУ и се изпращат в приемащия университет сканирани и по обикновената поща.

1. Потвърждение: Студентът получава потвърждение от приемащия университет, че е одобрена кандидатурата му и че му е осигурено настаняване.  

2. Период: Ако на сайта или в писмото-потвръждение няма указан период – периодът на обучение се уточнява с Еразъм офиса на приемащия университет.

3. Финансови: Студентът открива сметка в евро в Алианц Банк България или друга банка. Сметки в лева в Алианц  Банк България също могат да бъдат използвани. По желание се пуска  заявка за достъп до електронно банкиране – проверка на сметка, което е безплатно. Ако сметката е в лева в Алианц Банк България може да поиска втора електронна карта – Виза и Маестро.

4.Транспорт:  Студентът избира транспорт и уточнява датите на пътуване.

5. Договор за финансиране: Студентът попълва и подписва договор за финансиране и декларация за предходно участие в програма Еразъм. В договора се указва банковата сметка и периодът на мобилността с дати. Документите се подават от Еразъм офиса на ВТУ.

6. Уведомление на факултета:   Студентът уведомява инспекторката си във факултета за предстоящата мобилност, като подава  Служебна бележка за отсъствие. Документът се дава от Еразъм офиса на ВТУ. Преди заминаването си студентът уведомява преподавателите, при които ще има часове през периода на отсъствие, че ще участва в мобилност по програма Еразъм+. 

7. Езиков тест:  След подписване на договора студентът получава достъп до езиковата платформа On-line linguistic support http://erasmusplusols.eu/, където прави езиков тест. Ако показаният резултат е под Б2 автоматично се получава достъп до он-лайн езиков курс. Ако резултатът е Б2 и по-висок студентът може да поиска достъп до А1 ниво на езиков курс на езика на страната домакин - ако има такъв в системата). От тест са освободени само студентите, на които езикът на теста е майчин.

8. Европейска здравна карта: Най-късно един месец преди отпътуване студентът подава заявление за европейска здравна карта. Тя е задължителна и безплатна (в Алианц Банк България или Банка ДСК).

9. Застраховки: По желание студентът може да си направи допълнителните медицинска застраховка и застраховка живот във всяко застрахователно дружество. Тя е доброволна.

10. Виза: Не е необходима виза за страните, членки на ЕС. За Турция, Македония и Лихтенщайн е необходима виза за престой над 3 месеца. Кандидатства се към съответната консулска служба в София.

11. Семестриална такса. Студентът заплаща семестриална такса обучение във ВТУ и не заплаща такса обучение в приемащия университет. В Германия се заплаща семестриална такса, която е различна от обучение и чрез нея студентът ползва различни социални услуги в страната.

12. Споразумение за обучение (Learning Agreement – before mobility) – В случаите, когато не е бил изготвен на етапа на кандидатстване, този документ се прави непосредствено преди мобилността. Попълва се съвместно с академичния координатор. Подписва се от студента, от академичния и факултетния координатори във ВТУ и се изпраща за подпис в приемащия университет. Включва предмети, които студентът ще изучава в приемащия университет за 30 кредита, по възможност съвпадащи с предметите по учебния план на студента във ВТУ в периода на неговото отсъствие или от следващите години на обучение.

13. Настаняване

1.Посрещане: Ако студентът е кандидатствал за ментор, менторът може да го посрещне. Във всички случаи трябва предварително да уведоми Еразъм офиса на приемащия универеситет за деня на пристигане.

2.Регистрация:    След пристигане студентът се регистрира веднага при Еразъм администратора, като взема подпис и печат на Уверение за пристигане (Confirmation of arrival), след което го изпраща сканирано или снимано във ВТУ – . От датата в този документ започва да тече периодът със стипендия.

3.Промени в програмата за обучение: В първия месец след пристигане студентът уточнява своята програма и ако има промени попълва Промени към Споразумение за обучение (Learning Agreement – during mobility). Изпраща се за подпис на академичния координатор във ВТУ с копие до , след което се заверява с подпис в приемащия университет.

4.Еразъм студентска мрежа: Ако в приемащия град има секция на Erasmus student network (ESN) може да следите Фейсбук и сайта на секцията за организиране на социални мероприятия, местни празници, екскурзии и други инициативи. Членството в мрежата е свързано с различни отстъпки за музеи и др.

5.Езиков курс в OLS: Ако преди мобилността Ви е даден достъп до езиков курс е необходимо да използвате тази възможност, тъй като платформата OLS отчита колко часа присъствие ще имате в нея.

6.Потвърждение за период (Confirmation of period): Седмица преди края на мобилността студентът попълва и депозира документа в Еразъм офиса на приемащия университет. В документа се указва максималния период на мобилност и на негова база се преизчислява размерът на Еразъм+ гранта.

7.Академична справка (Transcript of Records). В края на обучението студентът полага изпити. Приемащият университетизготвя академична справка с оценките и кредитите. Тази справка може да се изготви и след заминаването на студента и да се изпрати по пощата до Еразъм офиса на ВТУ.

5.Удължаване на периода: За оптимално участие във връзка със студентския статус във ВТУ и големия брой несъвпадащи учебни дисциплини и поради даденото разрешение от 2015 г. за многократно участие в мобилност, насърчаваме желаещите да участват два семестъра в програмата да го направят в две различни академични години.   Максималното участие в програмата в рамките на една учебна година е за 5 месеца обучение и 4 месеца практика.

1. Веднага след приключване на периода на мобилност, в десетдневен срок след завръщането си в България студентът се отчита с:

              1.1. Споразумение за обучение преди и по време на мобилността (Learning agreement- before and during) копирани, сканирани или в оригинал;

              1.2. Уверение за период на престой (Conirmation of period) в оритинал;

              1.3. Електронен отчет-въпросник в он-лайн платфомата на Еразъм: получавате покана по и-мейл;

              1.4. Втори езиков тест в OLS платформата, ако сте правили първи тест: влизате във вече създадения си профил;

              1.5. В пет седмичен срок след мобилността в Еразъм офиса трябва да се получи по обикновената поща академична справка за Еразъм периода (Transcript of records), в която са отразени изпитите и оценките на студента в приемащия университет;

Съгласно Правилника за дейността на отдел „Международно и вътрешно сътрудничество“ на ВТУ „Св.св.Кирил и Методий“, се извършва признаване на всички изпити, положени по време на Еразъм мобилността, при условие, че дисциплината е аналогична на тази от учебния план във ВТУ, има сходство в наименованието, съдържанието на учебната програма и броя кредити. (вкл. и в други семестри до края на обучението).

След получаване на академичната справка от приемащия университет с оценките от изпитите, положени по време на Еразъм мобилността, студентът депозира Заявление за признаване по и-мейл до факултетния коориднатор. В заявлението се посочват съвпадащите дисциплини като заглавие или като съдържание. Към заявлението се прилага копие от академичната справка, издадена от университета партньор и конспекти по учебните дисциплини, по които са положили изпити. Факултетният координатор изготвя протокол, който се предоставя на Университетския център за административно обслужване на студенти и въз основа на който оценките се нанасят служебно в електронното досие на студента и в главната книга.

За несъвпадащи предмети студентът има право на индивидуален протокол.